Przedłuż życie urządzeń w firmie. Sposoby na dbanie o sprzęt biurowy

Higieniczne środowisko pracy

Istnieje kilka podstawowych wskazówek, jak zapewnić czystość aparaturze biurowej.

- Po pierwsze, należy przechowywać ją w suchym pomieszczeniu, z dala od źródeł gorącego powietrza. Sprzęt emituje dużo ciepła, dlatego musi mieć odpowiednią wentylację. Służą do tego wewnętrzne radiatory, które jednak nie zapobiegną przegrzaniu się podzespołów, jeśli będą musiały radzić sobie z temperaturą emitowaną przez dodatkowe zewnętrzne źródło.
- Po drugie, sprzęt należy regularnie przecierać suchą ścierką z użyciem antystatycznego płynu do specjalnych powierzchni (ekrany LCD, plazmowe itd.).
- Po trzecie, trzeba regularnie korzystać ze sprężonego powietrza do czyszczenia trudno dostępnych przestrzeni (np. pomiędzy klawiszami) i udrażniania wentylacji (bardzo ważne!).
- Po czwarte, nie wolno używać nadmiernej siły przy odsłanianiu poszczególnych obszarów w urządzeniach; należy robić to zgodnie z zaleceniami producenta i w sposób pozwalający uniknąć uszkodzenia jakiegokolwiek podzespołu.
- Po piąte, urządzenia powinno się zabezpieczać przed nagłymi przeskokami napięcia, dlatego dobrze jest używać odpowiednich listew antyprzepięciowych w miejsce zwykłych przedłużaczy.

Urządzenia drukujące, skanujące, kserujące

W przypadku tych urządzeń należy dbać nie tylko o utrzymanie ich w czystości, ale też o wybór i właściwe użytkowanie materiałów eksploatacyjnych. Należy stosować wyłącznie format papieru odpowiedni dla danej aparatury. Papier nie może mieć żadnych zanieczyszczeń i zagięć, gdyż jest to najczęstszą przyczyną zacinania się podajnika. Nie należy także wypełniać szufladki po same brzegi. Z kolei tusz (lub toner) powinien być regularnie wymieniany. Z powodzeniem można korzystać z zamienników, trzeba jednak zaopatrywać się w nie u producenta gwarantującego odpowiednią jakość (np. http://www.asarto.pl/). Produkty sprzedawane bez oznaczenia, w torebkach foliowych raczej nie są dobrym rozwiązaniem i z pewnością nie przedłużą żywotności drukarki...

Optymalizacja software’u

Często zapomina się, że nie mniej ważne od utrzymania sprzętu w należytej czystości jest dbanie o ochronę przetwarzanych w nim danych. Chodzi oczywiście o wyposażenie komputerów w odpowiednie oprogramowanie antywirusowe i antywłamaniowe. Lepiej zdecydować się na zakup licencji niż łudzić się, że bezpieczeństwo zapewnią aplikacje darmowe – często awaryjne, natomiast dość rzadko aktualizowane. Dobrze jest ponadto korzystać z programów pozwalających sformatować dokumenty w taki sposób, aby zaoszczędzić na materiałach eksploatacyjnych i drukować wyłącznie to, co niezbędne. Ciekawym rozwiązaniem może być wynajęcie zewnętrznej firmy do opieki nad danymi – np. jeśli przedsiębiorstwo korzysta z kolokacji lub z coraz popularniejszych tzw. chmur obliczeniowych (cloud computing).