Czym są E-deklaracje do ZUS

Każde przedsiębiorstwo ma obowiązek poinformowania ZUS o wysokości składek, jakie są odprowadzane zarówno na firmę, jak i każdego zatrudnionego pracownika, a następnie się z nich rozliczyć. W tym celu używa się odpowiednich deklaracji rozliczeniowych. Aby przyspieszyć proces składania deklaracji, warto skorzystać z e-deklaracji, czyli wysyłania dokumentów do ZUS drogą elektroniczną. Jak to zrobić?

Jak wysłać e – deklarację?

E-deklaracja to taki sam dokument, jak deklaracja papierowa. Złożenie deklaracji w formie elektronicznej nie jest trudne i zajmuje kilka chwil. Aby wysłać deklarację podatkową do ZUS w formie elektronicznej, należy mieć odpowiedni program lub zrobić to bezpośrednio przez platformę ZUS albo stronę Ministerstwa Finansów. Wysyłanie deklaracji ZUS drogą elektroniczną jest proste i intuicyjne, a dodatkowo oszczędza mnóstwo czasu. Wszystko dlatego, że nie trzeba iść osobiście do urzędu i stać w kolejkach. E-deklarację ZUS można wysłać z poziomu biura. Wystarczy tylko komputer i podstawowa wiedza z zakresu rozliczeń i obsługi komputera.

Wypełnianie e – deklaracji

Deklaracje rozliczeniowe według obowiązującego prawa muszą być wypełniane przez każde przedsiębiorstwo podczas prowadzenia działalności. Ponadto muszą być wypełnione i złożone do ZUS w określonym czasie. Do deklaracji ZUS, które można złożyć drogą elektroniczną, należy przede wszystkim ZUS DRA, czyli miesięczna deklaracja rozliczeniowa bądź korygująca. Na podstawie tej deklaracji podatnik rozlicza wszystkie składki na ubezpieczenie społeczne. Termin składania deklaracji wynosi do 5, 10 lub 15 dnia miesiąca, w zależności od formy przedsiębiorstwa. Oczywiście e – deklaracje to również możliwość rozliczania się za pomocą formy elektronicznej z podatków.

Autoryzacja e-deklaracji

Każda deklaracja wysyłana do ZUS w formie elektronicznej musi być w odpowiedni sposób autoryzowana. Ma to na celu wykluczenie sytuacji, w której niepowołana osoba złoży e-deklarację w imieniu przedsiębiorstwa. Autoryzacja może być dokonana na trzy sposoby:

- profilem zaufanym – ePUAP
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpisem osobistym.

Jeśli przedsiębiorca wybrał autoryzacje za pomocą profilu zaufanego, to zostanie przekierowany do platformy ePUAP w celu potwierdzenia tożsamości. Warto przy tym pamiętać, że profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS musi być powiązany z profilem ePUAP. Natomiast, jeśli autoryzacja odbywa się przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to użytkownik potwierdza swoją tożsamość poprzez podanie specjalnego PINu. Podobnie jest w przypadku podpisu osobistego. Jeśli firma nie posiada podpisu elektronicznego, może również dokonać złożenia e-deklaracji i poprawnie przejść proces autoryzacji poprzez wykorzystanie odpowiedniego programu, w którym również złoży e-deklaracje.

Warto mieć na uwadze, że dopiero poprawnie wypełniona deklaracja może być wysłana drogą elektroniczną do ZUS. Dlatego przed jej wysłaniem należy sprawdzić, czy został wypełniony aktualny wzór deklaracji oraz czy wszystkie dane zostały uzupełnione. W tym celu warto podczas wypełniania e-deklaracji korzystać z trybu edycji, który pozwoli na szybką poprawę lub uzupełnienie brakujących danych.