Jak skutecznie przechowywać dokumentację firmową?

Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej – jakie ma zalety?

Coraz częściej wykorzystywaną metodą archiwizacji dokumentacji jest elektroniczne przechowywanie. Przepisy prawne obowiązujące w Polsce umożliwiają takie rozwiązanie, dzięki czemu nareszcie nie musisz przejmować się zgubionymi fakturami, opóźnieniami w płatnościach czy po prostu zniszczonymi umowami. Kluczowe jest tylko to, żeby dokumenty były przechowywane w chmurze lub na w pełni zabezpieczonym komputerze. W taki sposób możesz archiwizować:

- dokumenty inwentaryzacyjne,
- kopie dokumentów kasowych,
- dowody księgowe,
- księgi rachunkowe bądź podatkowe,
- listy płac,
- sprawozdania finansowe.

Digitalizacja Twojej firmy z pewnością będzie jeszcze sprawniejsza i zakończona sukcesem, jeśli tylko wybierzesz zaufaną i doświadczoną firmę np. ArchCloud, która specjalizuje się w digitalizacji dokumentów.

Jakie zalety ma digitalizacja dokumentów firmowych?

- Tańsze rozwiązanie – w porównaniu do tradycyjnego sposobu przechowywania dokumentów, forma zdigitalizowana jest dużo tańsza. W końcu nie musisz wynajmować osobnego pomieszczenia, dbać o właściwą temperaturę i organizację dokumentów.
- Łatwe przechowywanie i odczytywanie – nareszcie nie będziesz mieć problemów ze znalezieniem potrzebnych danych czy dokumentów. Wystarczy, że uprawnione osoby skorzystają ze specjalnej wyszukiwarki i w ciągu dosłownie chwili znajdą wszystkie niezbędne informacje. Szczególnie jest to ważne podczas kontroli np. z urzędu skarbowego.
- Ekologiczne rozwiązanie – digitalizacja firmy pozwoli Ci ograniczyć zużycie papieru, bo większość dokumentów będzie miała elektroniczną formę. Dzięki temu znacząco zmniejszysz też ilość generowanych odpadów i nie musisz zajmować się niszczeniem dokumentów, które już straciły ważność.
- Większe bezpieczeństwo danych – bez wątpienia jedną z najważniejszych zalet elektronicznego przechowywania dokumentów jest to, że dane są jeszcze lepiej chronione, a dostęp do nich mają jedynie wyznaczone osoby. Dzięki temu nikt niepowołany nie będzie miał wglądu w poszczególne dokumenty. Tym samym zarówno dane pracowników, jak i klientów oraz Twojej firmy są należycie zabezpieczone.
- Automatyzacja pracy – warto podkreślić, że digitalizacja umożliwia jeszcze szybsze i sprawniejsze przemieszczanie się dokumentów do różnych działów Twojej firmy. Dzięki temu szybciej zostaną podpisane, zrealizowane czy też płatności zostaną zrealizowane na czas.

Jakie są jeszcze sposoby przechowywania dokumentów?

Oczywiście istnieją też bardziej tradycyjne sposoby przechowywania dokumentacji firmowych. Choć żadna z nich nie ma tak dużo zalet, jak elektroniczna forma, to jednak warto o nich wspomnieć. Przede wszystkim możesz:

- przechowywać papierowe dokumenty w siedzibie firmy – wymaga to osobnego pomieszczenia, a także dobrej ochrony przed zalaniem bądź pożarem, dlatego najczęściej konieczne jest opłacanie specjalnego ubezpieczenia;<
- skorzystać z zewnętrznego archiwum – alternatywnym rozwiązaniem jest zatrudnienie zewnętrznej firmy, wtedy kluczowe znaczenie ma podpisanie odpowiedniej umowy oraz klauzuli poufności, wówczas nie musisz mieć osobnego pomieszczenia, bo wszystkie dokumenty są przechowywane w siedzibie zatrudnionej firmy.